Optimiser le déménagement de son entreprise et de ses bureaux

Petit à petit, l’oiseau fait son nid et une entreprise en essor se développe souvent de manière exponentielle. Une telle expansion nécessite assurément une nouvelle organisation. Dans cette optique, un déménagement des bureaux et un transfert d’entreprise peuvent être requis lorsque la surface et l’emplacement ne conviennent plus. De telle initiative requiert impérativement une planification bien optimisée, de manière à ne pas trop impacter les activités de l’entreprise.

Comment organiser le déménagement de son entreprise ?

L’organisation du déménagement d’entreprise est une opération importante qui ne peut être improvisée. Aussi, une planification correcte évite au maximum ou, du moins, raccourcit le temps d’arrêt d’activité temporaire. Cette suspension est indispensable dans la mesure où le transfert d’entreprise ne se limite pas aux transports du mobilier et au transfert administratif. La préparation des futurs locaux n’est qu’une infime partie de l’organisation. En effet, le transfert d’archives est une tâche primordiale dans le fait de déménager une entreprise.

En parallèle au déménagement, le travail ne doit en aucun cas s’arrêter complètement. Le nouveau local doit être prêt à accueillir, aussi bien les mobiliers que le matériel informatique, avant le déménagement proprement dit. La meilleure option est de solliciter les prestations d’une société de déménagement qui sera plus habilitée aux transports de tous types. Le recours à ces professionnels représente une occasion d’assurer une bonne transition pour le transfert vers les nouveaux locaux, puisque les travailleurs peuvent continuer les activités quotidiennes avec une toute petite perturbation. Pour ce faire, un devis de déménagement doit être demandé pour l’inclure dans le budget.

Focus sur les contraintes du transfert d’entreprise

Dès la mise en place du projet de transfert d’entreprise, l’identification des éventuelles contraintes est nécessaire afin de bien organiser son déménagement d’entreprise.

Contraintes techniques

Les contraintes techniques du déménagement de bureau résident dans le montage, le démontage et le déballage des mobiliers et des matériels. Notamment lorsque le service n’est pas effectué par des professionnels. Effectivement, à titre d’exemple, des professionnels expérimentés utiliseront des montes meubles pour atteindre les locaux en hauteur. Or, toutes les entreprises ne possèdent pas de ce genre de matériel. Aussi, les contraintes techniques pourront être évitées en optant pour le service des professionnels. L’entreprise fera le transfert en fonction de la logique fonctionnelle de l’immeuble et des caractéristiques architecturales majeures.

Les autres contraintes techniques concernent le traitement de l’air, la climatisation, les ouvrants, le câblage et l’éclairage. Notamment pour les bâtiments qui ne sont pas construits sur mesure. Une telle intervention peut correspondre au repérage effectué par un professionnel dans l’objectif d’identifier les détails à prendre en compte pour l’établissement du devis de déménagement.

Contraintes juridiques

Les contraintes juridiques sont reliées aux divers contrats de l’entreprise, comme ses engagements sur les lignes téléphoniques, la connexion internet, l’électricité et l’eau. Toutes ces contraintes doivent être réglées pour qu’éventuellement, l’équipe fonctionne correctement dès le premier jour du déménagement.

Conseils pour votre déménagement d’entreprise

Pour un déménagement sans failles, la préparation et une bonne organisation sont de mise. Les équipes du service informatique veilleront à ce que la mise en route du réseau soit fonctionnelle. Par la même occasion, ces équipes doivent être prêtes à intervenir dès le moindre problème. La configuration doit être adaptée, et la supervision sera permanente. Le cas échéant, déléguer une partie des travaux par une entreprise externe spécialisée peut se faire.

Pour vous accompagner dans votre déménagement, suivez les conseils ci-après :

  1. Une liste des fournisseurs de services et de maintenance doit être établie, ces derniers doivent être avisés du changement de bureaux.

  2. Une annonce et une communication officielle sur ce déménagement doivent être mises sur l’affichage des nouveaux locaux, sur le site internet de l’entreprise et à l’extérieur du bâtiment (avant le déménagement).

  3. Avant le déménagement, les responsables doivent impérativement vérifier le fonctionnement de l’environnement de travail sur le nouveau site. Les éléments à suivre de près sont, entre autres, la connexion internet, le réseau et les équipements informatiques. Le niveau de débit et l’accès des collaborateurs sont aussi à assurer.

  4. Le tri de tous les dossiers, des mobiliers et des matériels sont l’étape suivante. La meilleure chose à faire est de se débarrasser de tous les éléments obsolètes, que ce soient des documentations, des supports et des mobiliers. En l’occurrence, brochures, cartes de visite, flyers sont à trier, et à jeter si plus nécessaires. La numérisation est la meilleure option pour les sauvegarder et pour ne pas encombrer les espaces dans les nouveaux locaux.

  5. Une sauvegarde générale du système informatique est recommandée, notamment pour tous les dossiers de travail. Pour ce faire, un investissement sur de nouveaux équipements performants est conseillé, au besoin.

Une bonne transition est indispensable, dans la mesure où cette période permet aux employés de s’intégrer facilement à leur nouveau cadre de travail. Dans ce cas, les expériences des services de déménagement professionnels sont plus qu’enrichissantes. Une bonne organisation est la base d’un déménagement d’entreprise serein, d’où l’importance de prévoir tout, dans les moindres détails.

Maria Escala

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